RPA im Reporting als BI-Alternative

Digitalisierung, KRALLMANN AG, Robotic Process Automation


RPA im Reporting als BI-Alternative

Egal ob im Controlling, im Vertrieb, im Einkauf oder in der Produktion: Reporting-Lösungen sind gefragt, um KPIs zu messen und Prozesse optimieren zu können. In vielen Unternehmen verbringen Mitarbeiter einen Großteil des Arbeitstages damit, Daten aus heterogenen Quellen zu sammeln, aufzuarbeiten und in Powerpoint-Präsentationen für das nächste Meeting zu gießen. Offensichtlich handelt es sich dabei um langweilige, redundante und nicht wertschöpfende Tätigkeiten. Robotic Process Automation (RPA) kann auch im Reporting dabei helfen, die Produktivität zu steigern, Prozesse zu automatisieren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.

 

Folgende Aufgaben kann RPA im Reporting übernehmen

Wie in unseren anderen Blogbeiträgen geschildert, ist RPA eine Automatisierungslösung für standardisierte, strukturierte und regelbasierte Prozesse. Typische Anwendungsfälle sind die Extraktion, Zusammenführung und anschließende Verarbeitung von Daten aus verschiedenen Systemen, das Ausfüllen von Formularen und Eingabemasken, das Auslesen und Analysieren von Informationen aus strukturierten Dokumenten, die Reporterstellung, das Öffnen von E-Mails und die Weiterverarbeitung von Anhängen sowie der Abruf und die Nutzung von Webseiten. Immer wenn Entscheidungen einer “if/then” Regel folgen, ist RPA der geeignete Kandidat.

Und genau dies sind die Punkte, die im Reporting relevant sind. Daten müssen aus verschiedenen Systemen (ERP, CRM, E-Mails, Excel-Dateien) extrahiert werden, anschließend zusammengeführt und dann verarbeitet werden. Typischerweise sammelt hier ein Mitarbeiter alle Daten in einer zentralen Excel-Datei. Aufbauend auf diesen finalen Daten werden dann Analysen gestartet und der Report (in Word oder Powerpoint) erstellt, der dann zum Abschluss in der Regel per E-Mail an Kollegen und Vorgesetzte versendet wird.

 

Der digitale Mitarbeiter kann dabei unter anderem folgende Aufgaben übernehmen:

  • Daten aus verschiedenen Systemen (ERP, CRM, Dateien, SaaS, Confluence, Trello,...) extrahieren und ein zentrales Excel-Sheet oder eine Google Tabelle daraus erstellen
  • Tabellen aus verschiedenen Dateien und Datenbanken zusammenführen
  • Berechnungen ausführen, zum Beispiel ROI für eine digitale Marketingkampagne auf Facebook, basierend auf Daten aus dem CRM-System und von Google Ads
  • Komplexe Daten transformieren, z.B. aus der Buchhaltung und für das externe Reporting aufbereiten
  • Automatisch Reports erstellen, z.B. in Word, Powerpoint oder Google Docs
  • Reports per E-Mail an Kollegen und Vorgesetzte versenden
  • Updates in den Quellsystemen durchführen, z.B. Deals im CRM System ergänzen

 

Use Case: Tägliches Reporting im Bankenumfeld

Besonders in Banken ist zeitnahes Reporting wichtig, um einen Überblick über alle Konten zu behalten. Im Interbankenhandel gibt es für den Zahlungsverkehr sogenannte Nostrokonten, welche von einer Korrespondenzbank als Konto für ein anderes Kreditinstitut geführt werden. Mitarbeiter der Bank erstellen täglich einen Report, der einen Überblick über die Salden der Nostrokonten ermöglicht. Hierzu werden Daten aus verschiedenen Quellsystemen (SAP, internes Bankensystem, Webportale) geladen, zusammengeführt und ausgewertet.

Mithilfe von RPA kann dieser Prozess, der den Mitarbeiter 2 Stunden täglich kostet, vollständig automatisiert werden. Doch wie läuft der automatisierte Prozess ab?

  1. Der Bot sammelt zwei Reports der Zahlungseingänge und -ausgänge aus dem SAP System, einen Report aus dem internen Bankensystem sowie einen weiteren Report aus einem Webportal.
  2. Der Bot erstellt eine Master-Excel-Datei, in der er die Abrechnungsdaten aus den vier verschiedenen Reports zusammenfügt.
  3. Der Bot formatiert die Zellen in der Excel-Datei.
  4. Der Bot führt Berechnungen in der Excel-Datei aus (dabei handelt es sich hauptsächlich um Summen und Anteile).
  5. Der Bot erstellt einen Report nach einem Template in einer Word-Datei.
  6. Der Bot speichert die Excel-Datei und die Word-Datei ab.
  7. Der Bot versendet die Word-Datei an verschiedene Mitarbeiter der Bank.
  8. Am nächsten Tag verwendet der Bot die bestehende Excel-Datei (eine rollierende Datei), sodass Vergleiche über die Zeit möglich werden.

Abbildung 1 verdeutlicht den so automatisierten Prozess. Da der Prozess vollständig automatisiert werden kann und keine manuelle Nachbearbeitung des Mitarbeiters erfordert, liegt die Zeitersparnis hier bei 2 Stunden pro Tag. Die Einführung von RPA ist kein Mammutprojekt und unsere Kunden starten in der Regel nach weniger als einem Monat produktiv mit dem ersten automatisierten Prozess. Die Flexibilität von RPA ist ein weiterer Vorteil im Vergleich zu herkömmlichen Business Intelligence (BI) Lösungen.

 

Wie geht es weiter?

Wie Sie gesehen haben, gibt es zahlreiche spannende (und wertvolle) Use Cases für RPA, die insbesondere in der aktuellen Situation helfen können, aber auch langfristig Wettbewerbsvorteile sicherstellen. Aus praktischer Sicht stellt sich natürlich die Frage, wie ein solcher Use Case konkret umgesetzt werden kann. Die Auswahl an möglichen RPA-Tools ist riesig. Wir, die KRALLMANN AG, unterstützen Sie gesamtheitlich:

  • wir begleiten Sie bei der Auswahl des geeigneten RPA-Tools
  • wir wählen für Sie die geeigneten Prozesse mit dem Ziel aus, die Prozesskosten und -zeiten erheblich zu senken
  • wir digitalisieren für Sie diese ausgewählten Prozesse mit dem ausgewählten Tool

Unsere Partner im Bereich Robotic Process Automation sind UiPath und Automation Anywhere. Basierend auf Ihren Geschäftsprozessen identifizieren wir die Anforderungen, die sich an die RPA Applikation ergeben, und bestimmen das für Sie passende Tool.

UiPath & Automation Anywhere bieten individuell einstellbare Plattformen für Ihren Automatisierungsbedarf in jedem Fachbereich. Die Lösungen unserer beiden Partner führen zudem zu schnellen Ergebnissen, bieten hohe Sicherheit und Skalierbarkeit. Dies ist ein klarer Vorteil bei der Einführung von RPA: der Bot nutzt bestehende Software und es muss kein neues System eingeführt werden. Stattdessen nutzt der digitale Mitarbeiter bestehende Software genauso, wie auch Ihre Mitarbeiter die Software nutzen. Durch ein eingebettetes, intelligentes OCR sowie Deep-Learning-Funktionen bieten sie einen reduzierten Wartungsaufwand. Mithilfe dieser Tools kann der Bot selbst kleine Änderungen an der Benutzeroberfläche, wie beispielsweise bei einem Softwareupdate, erkennen und ist dennoch in der Lage, die Applikation zu bedienen.

Unsere RPA Experten können Sie mit ihrem Knowhow und ihrer Erfahrung beraten und die passende Lösung finden.

Gerne können Sie einen Termin für eine kostenlose RPA-Erstberatung mit einem Experten der KRALLMANN AG buchen.

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